1. Konsep Dasar Sistem
Sistem merupakan perangkat unsur yang terdiri
dari manusia, mesin atau alat dan prosedur serta konsep yang dihimpun menjadi
satu untuk maksud dan tujuan bersama. Menurut Fatta (2007:3) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen
yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.
Menurut Kusrini (2007:11) sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas
sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling
berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu
proses/pekerjaan tertentu. Setiap sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran dan bila
suatu sistem tidak memiliki sasaran maka sistem tidak akan ada gunanya. Berdasarkan hal diatas, definisi secara umum mengartikan sistem sebagai
kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses
masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output).
a.
Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, di bagi menjadi delapan bagian, yaitu:
1)
Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri
dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama
membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian dari sistem, tiap-tiap subsistem mempunyai sifat dari sistem untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan.
2)
Batasan Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan
luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3)
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah apapun yang
diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4)
Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung
antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya dengan adanya penghubung satu
subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainya membentuk satu
kesatuan.
5)
Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sinyal
sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang
diproses untuk dapat dikeluarkan. Sebagai contoh didalam sistem komputer,
program adalah masukan perawatan yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya
dan data adalah masukan sinyal untuk diolah menjadi informasi.
6)
Pengolahan sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah
atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang mengubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
dari bahan-bahan yang lain yang menjadi keluaran berupa barang jadi (output).
7)
Keluaran Sistem (output)
Keluaran sistem (output) merupakan hasil dari input yang sudah diproses oleh
bagin pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output ini biasanya
merupakan laporan grafik, diagram batang, saran, cetakan laporan dan
sebagainya.
8)
Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal)
atau sasaran (objectives). Sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
b.
Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi
antara suatu komponen dengan komponen lain karena sistem mempunyai sasaran yang
berbeda untuk setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut. Oleh karena
itu sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang diantaranya
yaitu :
1)
Sistem Abstrak (Abstract Syistem) dan Sistem Fisik (Phisical
Syistem).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tampak secara
fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang dirancang secara fisik.
2)
Sistem Alamiah (Natural Sistem) dan Sistem Buatan Manusia (Human
Made System).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak
dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia.
3)
Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic
Syistem).
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi
dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas (prediksi yang belum pasti).
4)
Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Close
Syistem)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem tertutup adalah sistem yang
tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.
Konsep Dasar Informasi
Data merupakan sumber dari informasi yang
akan lebih berguna bila diolah dengan baik, sehingga akan lebih akurat, tepat
pada waktunya dan efisien. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi
bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai
yang bermanfaat. Menurut Pangestu (2007:4) informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang
digunakan untuk pengambilan keputusan.
Nilai Informasi ditentukan dari dua hal yaitu
manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran
nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau cost benefit. Informasi ibarat darah didalam tubuh suatu
organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi.
Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luluh, kerdil dan
akhirnya berakhir. Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu :
1)
Akurat
Berarti informasi harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus
jelas mencerminkan maksudnya.
2)
Tetap pada waktunya
Informasi yang datang
pada penerima tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan keputusan, informasi
yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat membuat pengambilan
keputusan terlambat dilakukan. Hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
3)
Relevan
Informasi yang disampaikan harus mempunyai
keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Suatu
informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi
dapat ditaksir efektifitasnya.
3.
Konsep Dasar Sistem
Informasi
Kusrini dkk (2007) Sistem informasi adalah suatu
sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi dalam
suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini
menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang
diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Informasi dalam suatu lingkungan
sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :
a)
Harus diketahui
oleh penerima sebagai referensi yang tepat.
b)
Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan/pengambilan keputusan.
c)
Harus mempunyai
nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan
diberikan.
d)
Harus dapat
menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut
adanya tindakan.
a.
Komponen Sistem Informasi
Sistem
informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building
blok), yang terdiri dari komponen input,
komponen model, komponen output,
komponen teknologi, komponen hardware,
komponen software, komponen basis
data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu
dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1)
Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode dan
media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
2)
Komponen model
Komponen ini terdiri
dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi
data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah
ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3)
Komponen output
Hasil dari sistem
informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4)
Komponen Teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi,
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan.
5)
Komponen Hardware
Hardware berperan penting
sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi
sebagai tempat untuk menampung database
atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar
dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6)
Komponen Software
Software merupakan sekumpulan
instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data. Software berfungsi sebagai tempat untuk
mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7)
Komponen Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang
saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat
keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8)
Komponen Kontrol
Banyak hal yang dapat
merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, air, debu,
kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak
efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang
dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat
diatasi.
4.
Pengembangan Sistem
a.
Definisi Pengembangan
Sistem
Pengembangan sistem
merupakan proses merencanakan, mengembangkan,
dan mengimplementasikan sistem informasi dengan menggunakan metode, teknik, dan alat bantu pengembangan
tertentu. Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem lama yang perlu diperbaiki atau
diganti disebabkan karena beberapa hal :
1)
Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem
yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a)
Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak
dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b)
Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin
meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya
sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat
memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2)
Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat,
kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau
tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih
kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu
digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3)
Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan
pemerintah.
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya
instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti
misalnya peraturan pemerintah.
b.
Siklus Hidup
Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan
sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai
sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
Siklus hidup
pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu
1)
Perencanaan sistem.
2)
Analisis sistem.
3)
Perancangan sistem secara umum / konseptual.
4)
Evaluasi dan seleksi sistem.
5)
Perancangan sistem secara detail.
6)
Pengembangan perangkat lunak dan implementasi sistem.
7)
Pemeliharaan / perawatan sistem.
